Jälleen on se aika vuodesta, jolloin osuuskunnat pitävät varsinaisia osuuskunnan kokouksiaan. Korona-aikana osuuskunnissa totuttiin siihen, että osuuskunnan kokoukseen sai osallistua myös etäyhteydellä. Nyt kun korona-aika on ohi, tulee osuuskunnista kyselyitä siitä, täytyykö sääntöjä muuttaa, jotta myös jatkossa olisi mahdollista osallistua etäyhteydellä?
Pelkästään etäyhteydellä järjestettävä osuuskunnan kokous edellyttää aina määräystä säännöissä. Sen sijaan kokous voidaan aina pitää hallituksen päätöksellä ns. hybridikokouksena ilman, että siitä määrättäisiin erikseen säännöissä. Hybridikokouksella tarkoitetaan sitä, että fyysisen kokouspaikan lisäksi osuuskunnan kokoukseen voi osallistua myös etäyhteydellä.
Etäyhteydellä järjestettävän kokouksen osalta hallituksen on varmistettava, että jäsenen osallistumisoikeus on turvattu, jäsen voidaan tunnistaa, kukin voi äänestää vain kerran ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan selvittää tavallisessa osuuskunnan kokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla. Hallitus voi päättää, että jäsenen ilmoitus osallistua etäyhteydellä on jäsentä sitova.
Hallitus voi myös päättää, että jäsen voi osallistua ennakkoon esimerkiksi äänestämällä ennen kokousta jostain tietystä kokouksessa käsiteltävästä asiasta. Ennakkoon osallistuminen ei rajoita mahdollisuutta osallistua kokoukseen myös kokouspäivänä. Ennakkoon äänestänyttä pidetään kokoukseen osallistuneena.
Yhtenä ongelmana osuuskunnan kokouksen järjestämisessä etäyhteydellä on pidetty äänestysten järjestämistä erityisesti henkilövalinnoissa. Lähtökohtana kaikissa äänestyksissä on aina se, että ne ovat avoimia, ellei säännöissä määrätä toisin. Salainen äänestys edellyttää aina joko sääntömääräystä tai kokouksen enemmistöpäätöstä. Puheenjohtajan kannattakin jo kokouksen järjestäytymisen yhteydessä tehdä esitys siitä, että kaikki kokouksen äänestykset toimitetaan avoimina.
