Eroon henkilöriippuvuusriskeistä
Yhteisöllinen yrittäjyys ei saisi henkilöityä minkään toiminnon osalta yhteen jäseneen, jolloin koko toiminta voisi vaarantua sairastumis- tai eroamistilanteissa. Osuuskunnassa tulee tunnistaa ja dokumentoida ne taidot ja tiedot, jotka ovat kriittisiä yrityksen toiminnan kannalta. Huomiota kannattaa kiinnittää hallitustyöskentelyyn, liiketoimintaosaamiseen sekä asiakassuhteiden ja yhteistyökumppanuuksien hallintaan. Yhteisöllisyyteen kuuluu tiedon, taidon ja vastuun jakaminen.
Dokumentointiin panostaminen
Kun työtehtävät, toimintatavat ja asiakas- sekä yhteistyökumppanitiedot on dokumentoituina, helpottuu tiedon jakaminen organisaatiossa. Näin muiden jäsenten on helpompi ottaa vastuu tai jatkaa tehtävien hoitamista nopeissa muutostilanteissa. Tällä myös varmistetaan, että kaikki osuuskunnan jäsenet toimivat yhdenmukaisesti ja tehokkaasti. Koko organisaatiolla tulee olla käytössä pilvipalvelut, mikä turvaa tietojen saatavuuden ja ajantasaisuuden. Tietojen tallentaminen vain yksittäisille tietokoneille luo riskin tietojen häviämiselle ja jakamisen estymiselle. Asiakas- ja yhteistyökumppanien tietojen osalta tulee muistaa huomioida GDPR-säännöt.
Tehtävien organisointi ja sijaistaminen
Pieni aloittava osuuskunta on osaamisen osalta jäsentensä summa, mikä ohjaa perustajajäsenet osaamista vastaaviin rooleihin. Tehtävien organisointi, kehittäminen ja jatkuvuus niin hallinnossa kuin työtehtävissä tulee suunnitella huolella. On sovittava yhdessä pelisäännöt työtehtävien jakamisesta ja sijaistamisista poissaolo- tai poisjääntitilanteissa. Tätä palvelee toimintatapana jäsenten kehityskeskusteluissa käydä läpi jäsenten omat kiinnostuksenkohteet ja tavoitteet. Niillä vältetään heti alusta alkaen epäselvyyksiä, ristiriitatilanteita ja luodaan kaikille henkistä turvaa osuuskunnan toimintakyvyn jatkumiseen myös muutoksissa.
Avointa viestintää
Osuuskunnan viestintäkulttuurin tulee olla kaikin puolin avointa. Jäsen- ja henkilöstöjohtamisessa tämä korostuu. Siksi työtehtävissä, sijaistamisissa, rekrytoinneissa ja jäsenistössä tapahtuvista muutoksista tulee viestiä ajantasaisesti ja yhteismitallisesti osuuskunnan jäsenille.
Tiedossa olevat muutokset ja proaktiivinen viestintä koko organisaatiolle edesauttaa kaikki tilanteisiin varautumisessa, ja niiden hoitamisessa. Viestintätavat on hyvä prosessoida käytännöiksi.
Aktiivista jäsenrekrytointia
Työtehtävien ja toimintojen turvaamiseen hyvä keino on uusjäsenhankinnassa, jolloin rekrytoinneilla voidaan hakea juuri tietynlaista osaamista.
Jos osuuskunnassa on vähintään seitsemän jäsentä, jäseniä ei katsota yrittäjiksi, jolloin myös parempi työttömyysturva säilyy.
Jäsenhankinnan tuleekin olla jatkuvaa. Samalla kannattaa tehdä aktiivista viestintää osuuskunnasta, sen työtehtävistä ja toiminnasta yleisemminkin. Houkutteleva brändi pitää olla esillä koko ajan, ei vain yksittäisten rekrytointien aikana.
Kirjoittaja on Pudasjärven Kehitys Oy:n yritysneuvoja, joka on työskennellyt pitkään osuuskuntien kanssa.
