Hyvä hallintotapa tunnetaan osuuskunnissa, mutta parhaan mahdollisen tuloksen saavuttaminen edellyttää hallinnolta myös oikeita asenteita ja eettisiä periaatteita. Erityisesti osuuskunnan ja sen jäsenten välitön asiakasyhteys korostaa hallintohenkilön vaatimuksia: on toimittava avoimesti, rehellisesti ja vastuuntuntoisesti.
Hallinnon vastuu painottuu valvottavana olemisessa. Huonoa hallintoa voidaan rangaista.
Samat liiketalouden lait koskevat sekä osuuskuntia että muita yrityksiä. Menestymisen ratkaisevat hyvä tuote (tavara tai palvelu), tuote- tai tavaramerkit, toimivat markkinointi- ja informaatiokanavat sekä kaupallinen ja tekninen osaaminen. Tulojen täytyy olla menoja suuremmat, jotta kannattavuus säilyy ja toiminta jatkuu.
Osuuskunnalla on kuitenkin merkittävä toimintaetu, sillä samat henkilöt ovat sekä jäseninä eli omistajina että ylimpinä päättäjinä, usein myös asiakkaina ja rahoittajina.
Selvä työnjako,
toimiva yhteistyö
Hallintoelinten selkeä työnjako on hyvän hallinnon tärkeä edellytys. Osuuskuntalaki asettaa riittävät raamit, joita säännöt voivat täsmentää. Ylin päättäjä on osuuskunnan kokous – tai edustajisto, jos säännöissä on näin määrätty.
Hallintoneuvosto on yhä käyttökelpoinen hallintoelin suurissa osuuskunnissa, erityisesti jos ylin päätösvalta on osuuskunnan kokouksella. Hallintoneuvosto on omistajavalvonnan tärkein elin ja merkittävä toiminnan ohjaaja. Eikä pidä vähätellä hallintoneuvoston jäsenten suhteiden merkitystä liiketoiminnalle.
Hallitukselle kuuluvat kaikki ne asiat, jotka eivät lain ja sääntöjen mukaan kuulu muille toimielimille. Tämä sisältää myös toimivan johdon valvontavastuun. Vaikka hallitus on yleishallintoelin, sen ei tule puuttua yksityiskohtiin, vaan keskittyä toiminnan suunnitteluun ja linjaamiseen.
Toimitusjohtajan tehtävä on hoitaa juoksevia asioita hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti.
Vaikka päätäntä- ja hallintoelinten on kunnioitettava toistensa työnjakoa, myös niiden välisen yhteistyön on toimittava ja tiedon kuljettava. Hallitus vastaa siitä, että osuuskunta organisoidaan tarkoituksenmukaisesti. Koko hallinnon on seurattava organisaation kehittämistarpeita, myös henkilöstöä. Hallinnon on myös kouluttauduttava jatkuvasti.
Hallintoelinten on syytä pitää yhteyttä osuuskunnan tilintarkastajiin. Heiltä saa arvokasta tietoa esimerkiksi osuuskunnan taloudellisesta tilasta.
Koko hallinnon on seurattava organisaation kehittämistarpeita, myös henkilöstöä.
Oikea henkilö
oikealle paikalle
Hallintoelinten jäsenten pätevyydestä ei yleensä ole tarkkoja säännöksiä. Jo hallintotehtävän vastaanottaminen merkitsee sen hyväksymistä, että tuntee mielenkiintoa toimialaan ja kyseiseen osuuskuntaan. Henkilö sitoutuu tehtäväänsä muun muassa hankkimalla etukäteen tietoa ja antamalla osuuskunnan asioille riittävästi aikaa.
Sellaisen tehtävän vastaanottaminen, jota ei pystyisi hoitamaan puuttuvan ammattitaidon tai kiireen takia, voi olla tuottamuksellista vahingon aiheuttamista.
Hallintotehtävän hoito vaatii myös irtautumista omista ja muiden intresseistä. Vaikka hallinnon jäsen ei voi päästä kokonaan irti taustoistaan eikä sidosryhmistään, hänen tulee kuitenkin muistaa hoitavansa juuri tämän osuuskunnan asioita – ja sen edun mukaisesti!
Hallinto toimii pääasiassa kokouksissaan. Osuuskunnan johdon on laadittava kokouksiin esityslista ja taustaselvitykset, harkittava päätösehdotuksia ja toimitettava tieto hyvissä ajoin jäsenille. Puheenjohtajan tulee osallistua valmisteluun ja hänellä on erityisasema kokouksessa.
Itsestään selvästi kaikille hallinnon jäsenille on toimitettava täsmälleen samansisältöinen ennakkotieto. Jäsenten on tutustuttava riittävästi ennakkotietoon ja hankittava tarvittavia lisäselvityksiä.
Kaikille hallinnon jäsenille on toimitettava täsmälleen samansisältöinen ennakkotieto.
Esteellisyys ja
salassapito muistettava
Esteellisyyssäännösten tarkoitus on estää jäseniä ajamasta omia etujaan, jotka voisivat vahingoittaa osuuskuntaa. Siksi hallinnon jäsen ei saa osallistua hänen ja osuuskunnan välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn. Lisäksi jäsen ei saa osallistua osuuskunnan ja kolmannen henkilön välisen sopimuksen käsittelyyn, mikäli siitä on odotettavissa olennaista etua, joka voi olla ristiriidassa osuuskunnan edun kanssa.
Hallintoneuvoston ja hallituksen jäsen ei saa äänestää tilintarkastajan asemasta eikä tämän palkkiosta; tilivelvollisuutensa vuoksi ei myöskään silloin, kun päätetään häntä koskevasta vastuuvapaudesta tai kanteesta.
Hallinnon jäsenet saavat luottamuksellisia tietoja. Esimerkiksi teknisten ratkaisujen, markkinaosuuksien, kilpailuasetelmien, taloudellisten laskelmien ja tunnuslukujen, kasvunäkymien, suunnitelmien ja keskeneräisten sopimusten sisältämien tietojen vuotaminen kilpailijoille voi vahingoittaa osuuskuntaa.
Toisaalta hallinnon jäsenet saavat tietoonsa asioita, joilla voisivat hankkia hyötyä itselleen tai lähipiirilleen. Siksi tietyt asiat velvoittavat salassapitoon.
Salaisuuden väärinkäytöstä on säädetty rangaistus ja mahdollisesti vahingonkorvaus. On myös korostettava sitä, että hallinnon pöytäkirjat ovat osuuskunnan sisäisiä asiakirjoja. Ulkopuolisilla ei ole oikeutta saada niitä.
Hallintoneuvoston ja hallituksen päätöksiä ei voi moittia tuomioistuimessa. Nekin voivat silti olla lain tai sääntöjen vastaisina pätemättömiä, eikä niitä silloin saa panna täytäntöön. Viime kädessä hallitus valvoo tätä laillisuutta. Pätemättömän päätöksen tekijät voidaan määrätä jopa rikosoikeudellisiin seuraamuksiin.
