Etätyöskentely on viimeistään tänä vuonna tullut monelle tutuksi. Työmatkoissa säästyy aikaa ja töitä voi kotona tehdä usein joustavammin. Mutta miten käy työyhteisölle, jos työkavereita ei enää tavata kasvotusten?
”KAHVIHUONE- JA OVENSUUKESKUSTELUT häviävät ensimmäisenä eli vapaamuotoisempi kanssakäynti vähenee”, kertoo etäjohtamisen valmentaja Sanna-Riikka Valtonen Timanttia Consultingista. ”Tämä johtaa siihen, että viestintä yleisesti muuttuu asia- ja tehtäväkeskeisemmäksi.”
Kuulostaa tehokkaalta ajankäytöltä!
”Etäpalaverit ovat yleensä lyhyempiä, mutta mitä sieltä on silloin jäänyt pois, on se keskustelu”, Valtonen huomauttaa.
”Yhteisöllisyys työyhteisössä lähtee siitä, että tunnetaan ihmiset, kuullaan arjen fiiliksiä ja tsempataan toisiamme. Mitä vähemmän on vapaamuotoista keskustelua, sitä hankalampaa me-hengen luominen on. Varsinkin jos toisia ihmisiä ei edes näe, tekee se vuorovaikutuksesta todella hankalaa.”
Luokaa etätyölle pelisäännöt
Johdon tai esihenkilön vastuulla on luoda mahdollisuudet hyvälle vuorovaikutukselle työyhteisössä, oltiin sitten toimistolla tai etänä. Hyvä työkalu on yhteiset etätyöpelisäännöt.
”Ihan jo se, että pidetään kamera päällä, kun on etäpalaveri ja että epämuodolliselle keskustelulle on kanava tai paikka, ovat hyvät lähtökohdat”, opastaa Valtonen yli kymmenen vuoden etäjohtamiskokemuksellaan.
”On erittäin tärkeää, että esihenkilö itse on aktiivinen. Usein keskustelu vaatii pientä kannustusta, eikä todennäköisesti lähde itsestään liikkeelle. Varsinkin jos tiimi ei tunne toisiaan etukäteen.”
Valtonen kuitenkin muistuttaa, että jokaisella on työyhteisössä vastuu olla itse aktiivinen.
”Kun on etänä, täytyy itse osata pyytää apua ja kertoa myös omista onnistumisista ja epäonnistumisista, eikä vain passiivisena odottaa yhteyden-ottoa. Kaikilla on vastuu olla mukana luomassa yhteistä toimintakulttuuria.”
Vuorovaikutustaidot verkossa
Netiketti tuntuu kuitenkin olevan monella hakusessa, Valtosella on onneksi hyvä ohjenuora vuorovaikutukseen verkossa:
”Mieti miten toimit, kun työkaveri tulee toimiston käytävällä vastaan ja kertoo omasta ideastaan, miten reagoit, oletko täysin hiljaa? Et tietenkään, mutta kun työkaveri kirjoittaa saman ajatuksen Teams-kanavaan, moni jättää reagoimatta.”
Kuulostaa kieltämättä aika erikoiselta, kun asiaa noin ajattelee.
”Vähintään voi laittaa peukun ja myös etäpalavereissa peukutus toimii. Chat-kenttäkin on erittäin hyvä kanava keskustella palaverien aikana, sillä etänä puhujan keskeyttäminen voi olla hankalaa,” Valtonen pohtii.
”Ihmiset eivät myöskään aina uskalla avata mikkiä, jos palaverissa on paljon ihmisiä, mut-ta chatissa on helpompi keskustella.”
Etätyössä täytyy panostaa erityisesti siihen, miten koko tiimin ideat saadaan esiin.
”Keinoja on paljon, miten virtuaalisesta kanssakäymisestä voi saada aktiivista ja aja-tuksia herättävää, esimerkkinä eri kyselyt ja virtuaaliset ideointipalaverit. Pelkkä PowerPointin tai Excelin tuijottelu voi olla melko yksipuolista,” Valtonen muistuttaa ja korostaa, että vuorovaikutuksen määrään ja laatuun täytyy etätyössä kiinnittää erityistä huomiota.
Muistakaa virtuaalikahvit!
Korona innosti monet työyhteisöt pitämään virtuaalisia kahvitaukoja, mutta Valtosen mukaan monella työpaikalla ne ovat hiipuneet.
”Niitä ei koeta tärkeäksi, joten kahvitauot on jääneet, mikä on yhteisöllisyyden ylläpitämisen kannalta erittäin haitallista. Työssä on oltava paikkoja rennoille keskusteluille, eikä niihin osallistuminen saisi oikeastaan perustua pelkästään vapaaehtoisuuteen.”
Sama pätee toki myös toimistolla paikalla ollessa. Valtonen myöntää, että haaste yhteisöllisyyden luomisessa työyhteisössä on myös se, kuinka paljon omasta elämästä halutaan kertoa työkavereille. ”Tässäkin esihenkilön esimerkki on tärkeä. Hänen täytyy itsekin muistaa kertoa itsestään eikä vain kysellä muilta. Työntekijä voi kokea, että hänellä itsellään on velvollisuus vastata esihenkilölle, joten vastavuoroisuus on tärkeä muistaa.”
Ehkä yllättävänkin tärkeä osa työyhteisön me-henkeä on muistaa myös etänä, kun jollain on erityinen juhlahetki.
”Pienen muistamisen voi lähettää vaikka lähetyspalvelulla kotiovelle. On tärkeä tiedostaa, että työntekijöitä pystytään huomioimaan myös kotona.”
Valtonen oli aikoinaan itse viisitoista vuotta Osuuskauppa Arinassa töissä.
”Arinalaiset ovat pitkistä etäisyyksistä huolimatta tiiviisti yhteen hitsautunut yhteisö, jossa osuustoimintahenki elää vahvasti,” Valtonen muistelee.
